KARTOTEKA

Budowanie kartoteki kontrahentów czy towarów to proces, z którym zetknie się niemal każdy. W początkowej fazie działalności jest on często bagatelizowany. Niestety bazy tworzone na szybko i byle jak nie przynoszą oczekiwanych efektów. Warto zatem poświęcić trochę czasu i dobrze się zastanowić, jakie informacje oraz w jakim układzie chcemy zawrzeć.

Przemyślana kartoteka ułatwia zarządzanie nią.

Przemyślana kartoteka ułatwia zarządzanie nią.

Najczęściej popełnianym błędem jest nazewnictwo. Nazwa kontrahenta w naszej kartotece (jego kod) musi być unikatowa i jeżeli nie są to cyfry, to musi być też jednoznaczna. Przeanalizujmy to na przykładzie. Naszym klientem jest sieć sklepów „AAA”. Przed wprowadzeniem każdego sklepu należy stworzyć jakiś unikatowy format nazewnictwa dla całej sieci. Mieliśmy okazję zetknąć się z przypadkiem, gdzie kontrahenci byli kolejno wprowadzani jako Sklep_AAA, Skl_AAA, Sklp_AAA etc. Taki układ nie pozwala jednak jednoznacznie określić, jaki sklep kryje się pod daną nazwą. Utrudnia także dalszą analizę danych (np. sprzedaż wg sklepów) wymagając stworzenia dodatkowej bazy, która nazwy z kartoteki uczyni bardziej czytelnymi. Dlaczego zatem nie wprowadzić tego od razu w kartotece? Przedrostek „Sklep” ze wszystkimi odmianami nie ma sensu, gdyż z góry wiemy, że „AAA” to sieć sklepów. W nazwie potrzebujemy natomiast informacji indywidualnej dla każdego z punktów. W tym przypadku najlepszym rozwiązaniem wydaje się być nazwa ulicy. Małe jest prawdopodobieństwo, że przy jednej ulicy powstaną dwa sklepy danej sieci, więc jest to cecha unikatowa każdego punktu. Nasz klient powinien być zatem wprowadzony kolejno AAA_Ulica1, AAA_Ulica2 etc. Warto także wyróżnić płatnika AAA_Płatnik. W ten sposób wszelkie dane do faktury znajdują się pod AAA_Płatnik i to na niego wystawiane będą dokumenty. Natomiast AAA_Ulica1, AAA_Ulica2 stają się odbiorcami skojarzonymi z tym płatnikiem i zawierają jedynie informacje niezbędne w dostawie. Decydując się na takie rozwiązanie trzeba być jednak konsekwentnym i stosować je także wobec tych klientów, u których dane płatnika i dostawy są takie same. Pozwala to zachować porządek w kartotece, ale nie tylko. Gdy na przykład postanowimy przekazać zarządzanie magazynem i dostawami firmie zewnętrznej, będziemy musieli przekazać jej dane wszystkich odbiorców. W ten sposób dane te będą już gotowe i będą zawierały tylko niezbędne informacje, chroniąc wszystkie pozostałe.

Jeżeli nie dysponujemy żadnym oprogramowaniem, a naszą bazę tworzymy w arkusz kalkulacyjnym, trzeba też wziąć pod uwagę układ wprowadzanych informacji. Wpisanie całego adresu – nazwa ulicy, numer domu, kod pocztowy, miasto – w jednej komórce nie pozwoli nam analizować danych ze względu np. na miasta. Jeżeli naszą firmę interesuje udział poszczególnych województw, w kartotece musi się pojawić i taka pozycja.

Kartoteki towarowe są już znacznie bardziej indywidualne. Zależą od rodzaju oferowanych produktów i często oparte są na danych dostawcy. Pozostaje tylko ustalenie odpowiedniej nazwy produktu, nie za krótkiej i nie za długiej. Można także wprowadzić dodatkowy kod numeryczny. Kod musi być oczywiście unikatowy dla każdego produktu, ale powinien także określać grupę, do jakiej ten produkt należy.

Tworząc firmę ciężko jest przewidzieć dokładnie kierunek jej rozwoju, a tym samym informacje, jakie będą nam potrzebne w dalszym działaniu. Jednak im więcej ustalimy na początku, tym łatwiej nam będzie później. Niektóre systemy dopuszczają wprawdzie zmianę nazwy w kartotece, ale nie odświeżają danych historycznych. Oznacza to, że dany klient, czy towar w różnych zestawieniach będzie występował pod dwoma nazwami. To z kolei może skutecznie utrudnić analizę i sprawić, że mimo posiadanego systemu IT oraz arkusza kalkulacyjnego, będzie ona robiona „na piechotę”. A przecież ideą tego wszystkiego jest uproszczenie pracy, by cenny czas pracowników mógł być wykorzystany do bardziej produktywnych celów.

Na zakończenie warto wspomnieć, że są takie obszary działalności, gdzie tworzenie kartotek nie ma większego sensu. Przykładem tego są firmy oferujące bardzo zróżnicowane produkty na zamówienie – np. meble. Klient określa tu rozmiar, układ, kolor, materiał, dodatki i inne. W ten sposób powstaje niezliczona liczba kombinacji. Tworzenie kartoteki dla wszystkich możliwości byłoby żmudnym i czasochłonnym procesem, a i tak większość z nich nigdy nie zostałaby wykorzystana. Każda oczywiście miałaby swoją unikatową nazwę, ale w przypadku posiadania więcej niż jednego dostawcy, nie udałoby się kodować towarów w sposób użyteczny dla każdego z nich. Pozbawiona sensu wydaje się też być kartoteka kontrahenta (klientów), gdyż przeciętnego klienta obsłużymy tylko raz – jak często zmienia się meble?

Zobacz także:

Rafał Szcześniewski

Manager Logistyki z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu łańcuchem dostaw, gospodarką magazynową, logistyką i dystrybucją. Założyciel dla-logistyka.pl