KOSZTY pod KONTROLĄ

Koszty stanowią swego rodzaju narzędzie do szybkiego przeglądu sytuacji firmy i jej poszczególnych obszarów. Zmiany udziału kosztów mogą sugerować zmiany realizacji danego procesu (jego poprawę, bądź pogorszenie). Dla przykładu weźmy wzrost udziału całkowitych kosztów transportu w całkowitej sprzedaży.

Sprawna identyfikacja źródeł kosztów

Dobrze wiedzieć, jakie są źródła naszych kosztów

Tak naprawdę jedyne co z tego wynika to spadek zysków i być może konieczność wprowadzenia zmian. Nie wiadomo jednak, co jest tego przyczyną. W przypadku braku stałej analizy kosztów i sprzedaży, pozostaje ręczne wertowanie dokumentów. Nie wiadomo bowiem, czy wzrosły koszty transportu, czy też klienci zamawiają mniej, a częściej albo może ktoś popełnił błąd i towar jeździł tam i z powrotem. Nie można też wykluczyć, że wystąpiło tu kilka czynników jednocześnie. Dlatego też w sferze kosztów niezwykle ważna jest ich prawidłowa identyfikacja. W toku dalszej pracy ujawni ona nie tylko wielkość, ale także ich strukturę. I tak na przykład na koszty transportu mogą się złożyć koszty wysyłki towarów, materiałów marketingowych, próbek dla nowych klientów, a nawet poczty. Wszystko zależy od firmy, ważne jednak, aby potem tego podziału się trzymać. W takiej sytuacji, każda faktura powinna zostać skojarzona z obszarem firmy, któremu odpowiada. Jeżeli połowa wartości danej faktury stanowi wysyłki towaru, a druga wysyłki próbek, to odpowiednia część wartości faktury powinna być powiązana z odpowiednim obszarem firmy. Nie jest to zatem po prostu faktura za usługi transportowe. Jest to faktura za usługi transportowe w kwocie X przypisana do jednego działu, a w kwocie Y do drugiego. Teraz wiemy, że ogół kosztów transportowych ma swoje składowe, a jego wzrost może wynikać np. z prowadzonej akcji marketingowej i mieć charakter jednorazowy. Jeżeli w naszej działalności pojawia się koszt związany z eksploatacją wózków widłowych, jego dokładniejsza identyfikacja, może wykazać, że największe koszty generują kółka i łożyska. To z kolei może oznaczać, że to nie wózki są słabej jakości, a podłoże, po którym się poruszają. Oczywiście i tutaj należy zachować zdrowy rozsądek, a sposób identyfikacji kosztów dopasować do potrzeb firmy.

Zobacz także:

Rafał Szcześniewski

Manager Logistyki z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu łańcuchem dostaw, gospodarką magazynową, logistyką i dystrybucją. Założyciel dla-logistyka.pl