MAGAZYN ZEWNĘTRZNY – OUTSOURCING

Większość małych firm, szczególnie na początku swojej działalności, stara się ograniczać koszty i wykonywać wszystko własnymi siłami. Jedną z pierwszych decyzji jest „tymczasowe” prowadzenie magazynu w biurze. Czasem może się okazać jednak, iż korzyści z takiego rozwiązania są tylko pozorne. Rozważymy to na przykładzie niewielkiej firmy zajmującej się dystrybucją importowanych artykułów FMCG.

building-856442_1280

Firma w swojej ofercie posiadała ok. 150 pozycji. Towar w całości magazynowany był w biurze, które składało się z dwóch pomieszczeń. Przyjęciem i wydaniem zajmowali się pracownicy biurowi. Rozwiązanie to, chociaż uważane za najlepsze dla młodej firmy, miało wiele minusów. Przede wszystkim biurowiec, w którym znajdowało się biuro, nie był przystosowany do magazynowania towarów, a tym samym do ich przyjmowania. Dostawa, która przychodziła na paletach, musiała być ręcznie wniesiona do biura w kartonach. Następnie wszystko musiało zostać dokładnie przeliczone, a ze względu na fakt, że był to towar importowany, na każdej sztuce sprzedaży musiała znaleźć się informacja o importerze i produkcie. Przy większej dostawie czynności te potrafiły zająć jednemu pracownikowi nawet cały tydzień. Ponieważ towary były składowane w biurze, każde spotkanie z potencjalnym partnerem odbywało się w wynajmowanej sali konferencyjnej. Miało to pozwolić zachować powagę firmy, generując przy okazji dodatkowe koszty. Praca „w kartonach” miała negatywny wpływ również na samych pracowników. Utrudniała utrzymanie porządku w biurze, a pył i kurz podrażniały gardła. Dodatkowo ludzie, z różną wiedzą i doświadczeniem, którzy zgłosili się do pracy umysłowej, musieli pracować także fizycznie, zamieniając garnitury na zwykły t-shirt. W efekcie niższe koszty prowadzenia magazynu w biurze, przez biurowych pracowników, powodowały wyższe nakłady związane z wynajmem większej powierzchni biurowej oraz okazjonalnie sali konferencyjnej, marnowały czas pracowników oraz negatywnie wpływały na ich warunki pracy i poczucie własnej wartości.

Wobec powyższego postanowiono przekazać zarządzanie magazynem firmie zewnętrznej. Pozbywając się towaru firma zamieniła biuro na mniejsze. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze pokryły ok. 70% kosztów obsługi magazynu zewnętrznego. Towar przyjmowany i wydawany był bez konieczności angażowania pracowników biurowych, a cała odpowiedzialność za przyjęcie, magazynowanie, wydanie towaru oraz transport spoczywała na magazynie. Elastyczne oprogramowanie magazynu pozwoliło na płynną wymianę informacji między systemami IT obu firm. Dodatkowo magazyn z racji większego obrotu miał niższe stawki u przewoźników, obniżając koszty wysyłki. Najważniejsze jednak było to, że pracownicy w końcu znaleźli czas by efektywnie pracować dla firmy.

Zmiana ta poza powyższymi miała także jeszcze jedno, kluczowe chyba, znaczenie. Wprowadzenie magazynu zewnętrznego bardzo wyraźnie i jednoznacznie ujawniło koszty logistyczne prowadzonej działalności. Z łatwością można było określić koszty przyjęcia, magazynowania i wydania jednej sztuki sprzedaży. Wiedza ta pozwoliła rozpocząć ich faktyczną kontrolę, analizę oraz próby redukcji. Zestawienie tych kosztów z rotacją towarów od razu wykazało złe zarządzanie zapasami. Zbyt duże ilości towarów o niskiej sprzedaży rodziły niebezpieczeństwo, iż w dłuższej perspektywie czasu koszt magazynowania przewyższy ich wartość. To z kolei kształtowało politykę sprzedaży, w tym oczekiwaną wielkość sprzedaży, oczekiwaną marżę, udział poszczególnego asortymentu w całym obrocie. Prozaiczna decyzja o wyborze magazynu zewnętrznego ma wpływ na znacznie więcej niż tylko miejsce składowania towaru.

Młoda firma handlowa musi przede wszystkim koncentrować się na dynamicznym i silnym rozwoju. Budowanie relacji z partnerami, działania marketingowe nie powinny być zakłócane przez inne prace, tym bardziej takie, które nie przynoszą firmie żadnej wartości. Dobrze wtedy rozważyć skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, tym bardziej, iż wcale nie musi to oznaczać wzrostu kosztów. Warto tutaj sobie uzmysłowić, iż firmy oferujące obsługę magazynową, zazwyczaj funkcjonują w oparciu o swoich dwóch lub trzech kluczowych klientów. Zapewniają oni nie tylko przychody, ale także zyski. Pozostałe firmy służą jedynie pełniejszemu wykorzystania posiadanych i już opłaconych zasobów, a w razie odejścia jednego z głównych klientów, zmniejszą wielkość strat. Wygenerowany z nimi obrót jest wyłącznie zyskiem, dlatego też można tutaj liczyć na pewną elastyczność. To ważne, szczególnie gdy niedostatecznie przygotowano się do rozpoczęcia współpracy i najpierw przekazano towar, a dopiero potem zaczęto się zastanawiać, jak sprawnie połączyć magazyn ze strukturą firmy.

Oczywiście, jak zawsze, wszystko trzeba dobrze policzyć, przeanalizować, a przede wszystkim przygotować. To, że we wspominanej firmie skorzystanie z usług magazynu zewnętrznego przyniosło opisane korzyści, nie oznacza, że w każdej firmie je przyniesie. Można jednak założyć, że w powstającej firmie handlowej taka współpraca zawsze się opłaci. Oddając magazyn może ona w początkowym okresie skoncentrować się na najważniejszym obszarze swojej działalności, tj. sprzedaży. Czas współpracy z magazynem może z kolei potraktować jak naukę, by w przyszłości tworząc własny magazyn wykorzystać już sprawdzone standardy.

Zobacz także:

Rafał Szcześniewski

Manager Logistyki z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu łańcuchem dostaw, gospodarką magazynową, logistyką i dystrybucją. Założyciel dla-logistyka.pl