OTWIERAMY MAGAZYN: WYNAJEM

Decyzja o uruchomieniu nowego magazynu nigdy nie jest przypadkową, dlatego też wymaga gruntownego przemyślenia i oczywiście wielu analiz. Sytuacja jest prostsza, gdy jest to zmiana lokalizacji bądź uruchomienie kolejnego magazynu. Firma dysponuje już pewnym bagażem doświadczeń, potrafi zidentyfikować słabe strony obecnej lokalizacji i wie jak je eliminować w adaptacji nowego obiektu. W przypadku firmy, której takiego doświadczenia brak, pozostaje podglądanie konkurencji, firm o podobnej wielkości oraz strukturze asortymentu, a także zdrowy rozsądek. Warto wtedy na konkretnym już magazynie „wirtualnie”, krok po kroku prześledzić procesy oraz faktyczną zdolność ich realizacji.

wynajęcie magazynu

Znalezienie właściwego magazynu to dopiero początek

W poniższym tekście przedstawimy etapy takiego uruchomienia magazynu. Prześledzimy sobie jego wybór, zaplanowanie przestrzeni oraz wyposażenie. Zakładamy, że magazyn nie będzie budowany na zasadach built-to-suit, lecz będzie pozyskiwany z oferty już istniejących obiektów.

Pierwszym zadaniem oczywiście jest wybór lokalizacji. Wszystko zależy od samej firmy, m.in.  jej struktury, obszaru działania, wielkości obrotu, sposobu realizacji dostaw/wysyłek oraz przewidywanego kierunku rozwoju – w końcu magazynu nie zmienia się co pół roku i należy tu przyjąć horyzont czasowy minimum 3-5 lat (paradoksalnie firmy młode, rozwijające się, często w swojej działalności zakładają bardzo ambitne wzrosty obrotów, ale gdy planują magazyn, jakby same w te założenia nie wierzą, szyjąc go na miarę „tu i teraz”, bez elastycznej możliwości rozbudowy). Firma działająca na obszarze dużego miasta, oferująca zarówno odbiór własny produktów, jak i dostawy do klientów w godzinach pracy (8-17) musi poszukiwać lokalizacji w obrębie samego miasta. Ze względu na godziny rozpoczęcia dostaw jej kierowcy będą stali w korkach razem z innymi uczestnikami ruchu, dlatego też ten dystans, a więc i czas spędzony na dojeździe należy minimalizować. Dodatkowo oferując możliwość odbioru osobistego, trzeba klientowi zapewnić dogodny dojazd. Teoretycznie najlepszy byłby zatem magazyn w samym centrum miasta, ale pomijając astronomiczną wysokość czynszu, taka lokalizacja mogłaby znacznie utrudnić realizację dostaw do magazynu – ograniczenia ruchu samochodów ciężarowych, mniej przewidywalna godzina dostawy (korki). Dlatego też w tym przypadku dobrym kompromisem pomiędzy sprawną wysyłką do klienta, dogodnym dojazdem do magazynu oraz wysokością czynszu wydają się być dobrze skomunikowane obrzeża miasta.

Wiemy już gdzie, nie wiemy jednak co. To jest moment, gdzie konieczne jest nakreślenie podstawowych funkcji magazynu, planowanego obrotu, czy wyposażenia, a więc wszystkiego tego, co pozwoli określić poszukiwaną powierzchnię, układ, liczbę wejść, bram, ramp, pomieszczeń biurowych, miejsc parkingowych etc. Prawdopodobieństwo tego, że znajdziemy obiekt spełniający idealnie wszystkie zadane parametry jest wręcz znikome, dlatego też ważny jest tutaj ogólny zarys tych informacji. Pozwolą one od razu odrzucić magazyny, które w sposób rażący nie będą w stanie spełnić kluczowego dla nas warunku. Znając z kolei już planowane wyposażenie magazynu, można szybko zaprojektować przestrzeń rozważanych budynków, by wybrać ten najlepszy.

Jeżeli wydaje nam się, że znaleźliśmy nasz nowy magazyn, przychodzi czas na rozmowy z jego właścicielem. Najważniejsze dla Logistyka jest tutaj to, aby negocjacje dotyczyły nie pustego obiektu, lecz docelowo zagospodarowanej przestrzeni. W rozmowach muszą być uwzględnione wszystkie detale, z którymi w czasie eksploatacji przyjdzie się zmierzyć. Czasem firmy kierując się wyłącznie chęcią niskiego czynszu, przechodzą bezpośrednio do rozmów o pieniądzach. Uzyskując korzystny rezultat później boleśnie przekonują się o dodatkowych kosztach wcześniej nieomówionych inwestycji w budynku. Dlatego też przed przystąpieniem do rozmów konieczne jest już szczegółowe zaplanowanie przestrzeni, układu regałów (w tym oświetlenia oraz łatwości jego wymiany), powierzchni doku, rozmieszczenia infrastruktury (telefony, sieć, monitoring, gniazda trójfazowe), części biurowej oraz socjalnej. Warto również wskazać na standard wykończenia, by np. później uniknąć wymiany wszystkich gniazdek telefonicznych, bo te zamontowane przez właściciela były po prostu „za tanie”. Im bardziej określimy oczekiwania, tym mniej niespodzianek będzie mogło nas spotkać. Z kolei właściciel budynku będzie mógł dokładniej określić koszty oraz terminy adaptacji i oddania budynku do użytku. Tak naprawdę dopiero mając określony zakres i standard prac oraz deklaracje terminów, można usiąść i rozmawiać o cenie. Ta oczywiście zależy od standardu budynku, jego lokalizacji, dostępnej infrastruktury, liczby pustostanów magazynowych w okolicy, czy kosztów dostosowania budynku do naszych potrzeb, ale także okresu zawierania samej umowy. Opłaty składają się z czynszu oraz opłat eksploatacyjnych, zależnych od zakresu prac (odśnieżanie, ochrona etc.). Negocjacje tutaj raczej mają charakter symboliczny (opłaty są dosyć mocno urealnione rynkowo), natomiast tym, czym można walczyć jest ilość miesięcy tzw. bezczynszowych. Jest to okres, gdy magazyn jest już nam udostępniony, ale jeszcze nie płacimy za niego czynszu. Jest to czas na wyposażenie oraz rozruch magazynu, a przy sprawnym uruchomieniu pozwala skutecznie obniżyć koszty pierwszych miesięcy funkcjonowania. W efekcie uśredniona stawka najmu może być dużo bardziej atrakcyjna i przeważać na korzyść tej, a nie innej inwestycji. Należy jednak pamiętać, że to co zostanie wynegocjowane przed podpisaniem umowy, jest swego rodzaju zamkniętym już pakietem. Im bardziej jest on dla nas korzystny ze względu na wysokość kosztów, tym droższa będzie jakakolwiek zmiana nie uwzględniona w tymże pakiecie. Po podpisaniu umowy, właściciel budynku nie będzie miał żadnych skrupułów przy wycenie dodatkowej ścianki, czy też przesunięcia oświetlenia w części magazynu. On gdzieś to nawet sobie zakłada prowadząc z nami wcześniejsze rozmowy.

Rozmowy z właścicielem budynku nie kończą się oczywiście na pierwszym spotkaniu. Pojawiają się nowe propozycje, wprowadzane są zmiany także w samym projekcie magazynu. Można śmiało przyjąć, że ten okres docierania się obydwu stron zajmie co najmniej 2-3 miesiące. Adaptacja budynku o ile nie jest skomplikowana zamknie się w okresie kolejnego miesiąca. Łącznie przy świetnym zorganizowaniu obydwu stron, ich dużej dyscyplinie oraz małej ingerencji w zagospodarowanie budynku od rozpoczęcia rozmów do wprowadzenia się miną 3 miesiące. Oznacza to zatem, że rozpoczynając rozmowy z właścicielem budynku, należy jednocześnie rozpocząć rozmowy z dostawcami regałów, wózków oraz pozostałej infrastruktury. Tym bardziej, że mogą oni wnieść ciekawe rozwiązania, które będą wymagały dodatkowych prac po stronie właściciela obiektu.

Ten artykuł ma ciąg dalszy w OTWIERAMY MAGAZYN: WYPOSAŻENIE

Zobacz także:

Rafał Szcześniewski

Manager Logistyki z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu łańcuchem dostaw, gospodarką magazynową, logistyką i dystrybucją. Założyciel dla-logistyka.pl