AUTOMATYCZNE ZAKUPY DLA KAŻDEGO

Firmy chętnie inwestują w narzędzia IT. Najczęściej są to jednak rozwiązania dla handlu i sprzedaży – bo jak się wydaje, tam jest największy potencjał, a i często osoby zarządzające w firmach wywodzą się ze struktur handlowych, przez co znacznie gorzej dostrzegają możliwości innych działów. W przypadku Logistyki nowe rozwiązania dotyczą przede wszystkim wsparcia zarządzania magazynem bądź transportem. Nie chciałbym generalizować, ale wydaje się, że wśród małych i średnich polskich firm Działy Zakupów są chyba najbardziej poszkodowane. Chociaż wcale tak nie musi być. 

Image courtesy of digitalart / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of digitalart / FreeDigitalPhotos.net

Dział Zakupów to nierzadko pracownicy, którzy na podstawie pewnych danych z systemu muszą w tym  samym systemie stworzyć („wklepać”) zamówienie do dostawcy. Dzień w dzień są to te same towary, tych samych dostawców, których zapotrzebowanie wyliczane jest w ten sam sposób – najczęściej średnia z ostatnich kilku tygodni. I chociaż pracownicy wykonują te czynności odruchowo, a więc automatycznie, osoby zarządzające nie widzą potrzeby ich automatyzacji. Z jednej strony boją się kosztów takiej inwestycji (nie widząc przy tym w swoim zespole osób, których wiedza pozwalała by na budowę skutecznych narzędzi), z drugiej strony nie czują potrzeby, by ich pracownicy zajmowali się czym innym, jak wpisywaniem kolejnych pozycji zamówienia. Jest to jednak o tyle dziwne, iż w dobie kryzysu taka pozycja, choć niezwykle komfortowa dla dostawcy (klient robi zamówienia nie oczekując przy tym niczego w zamian), dla firmy jest prawdziwym marnotrawstwem. Poniżej zaprezentuję, jak w prosty sposób można automatyzować obszar Zakupów, by odciążyć go od zbędnych czynności.

Tworzenie zamówienia do dostawcy to po prostu proces. Jak w każdym innym pojawiają się na wejściu pewne dane, które po drodze podlegają przekształceniom, a im z kolei mogą towarzyszyć decyzje. Na końcu otrzymujemy wynik, w postaci konkretnych produktów, zamawianych w określonych ilościach u określonego dostawcy. My przyjmiemy, że pracownik Zakupów dostaje z systemu zestawienie sprzedaży za ostatnie 4 tygodnie. Następnie w Excelu wyciąga z nich średnią, jako prognozę na 5-ty tydzień i zestawia ze stanem magazynowym. Na zamówienie produktu decyduje się, gdy stan magazynowy pokrywa 75% prognozy lub mniej. Z tak wytypowanych produktów danego dostawcy tworzy zamówienie (w jednostkach sprzedaży dostawcy). Jeżeli w zamówieniu pojawia się towar, którego już w tej chwili brakuje do bieżącej sprzedaży (klient oczekuje dostawy) zamówienie tworzone jest obligatoryjnie. W przeciwnym razie, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza 50% minimum logistycznego całe zamówienie jest usuwane zakładając, że w następnym dniu jego wartość sama wzrośnie (jako następstwo odbywającej się sprzedaży). Zamówienia, których wartość przekracza wartość minimum logistycznego zamykane są i przesyłane do dostawców. Pozostałe obrabiane są przez Kupca, tak by osiągnąć minimum logistyczne (poprzez zwiększenie zamawianych ilości, bądź dopisanie pozycji, dla których zamówienie nie było jeszcze konieczne).

Przedstawione powyżej prognozowanie i tworzenie zamówień jest niezwykle prymitywne, a mimo to wymaga dużej pracy (ile zatem jej jest przy bardziej zaawansowanych rozwiązaniach): obrabianie danych, porównywanie ich z innymi, tworzenie zamówień, by część z nich na końcu usunąć. Duża ilość zbędnych informacji, która co najwyżej odwraca uwagę od faktycznych problemów, z jakimi powinien mierzyć się Kupiec. Częstym argumentem przeciwnym automatyzacji, jest przekonanie, że przy tworzeniu zamówień pojawiają się momenty, w których konieczne jest podjęcie decyzji, a tu z kolei potrzebny jest doświadczony człowiek. W powyższym opisie decyzje podejmowane przez Kupca nie wymagają ani doświadczenia, ani kompetencji, a nawet nie potrzebują człowieka. Dlaczego zatem na siłę codziennie, wielokrotnie tracić na nie czas?

Tak naprawdę wszystkie te czynności powinny odbyć się automatycznie. Zarówno obliczenie prognozy, jej zestawienie z bieżącymi stanami, a także decyzji o tworzeniu zamówienia. Pracownik Zakupów powinien w systemie dostać gotowe zamówienia (w jednostkach dostawcy, które system zna) do dostawców. Można także pozostawić mu decyzję, czy zamówienie „dobijać”, czy też usuwać – ale i tutaj należało by prześledzić kroki podejmowane przez Kupca i dążyć do ich automatyzacji. W tym miejscu pojawia się jednak kolejna obawa, która mówi „NIE” – jakość wykonanej prognozy. Ta sama prognoza, która od lat wykonywana jest przez pracowników i uznawana za wystarczającą, przy próbie automatyzacji procesu budzi lęki co do jej trafności. Wcześniej bowiem człowiek był w stanie wyłapać podejrzane wielkości, a system zamówi wszystko co wyliczy. Tylko czy to jest wystarczający powód, by pozostawić niepewną prognozą i zrezygnować z automatyzacji, która może zaoszczędzić nawet połowę dnia pracy Działu Zakupów? Przecież jeżeli w prognozie pojawiają się zbyt małe, bądź zbyt duże wyniki, to pojawią się one niezależnie od tego, czy obliczenia wykona pracownik, czy też system „gdzieś w tle”. Warto natomiast zwrócić uwagę, dlaczego pracownik uważa wartości za podejrzane, a następnie tak zmodyfikować algorytm, by system również je wyłapywał i sygnalizował Kupcom. Tutaj w dalszym ciągu to do nich należy ostateczna decyzja, ale zamiast sprawdzać wszystkie wyniki, skupiają się już wyłącznie na tych prawdopodobnie błędnych – oszczędność czasu.

W ramach dalszego rozwoju i doskonalenia Automatycznego Procesu Zakupu można definiować rodzaje towarów (jak np. na zamówienie, których nie chcemy prognozować, czy wyprzedażowe, których w ogóle już nie chcemy zamawiać), możemy wykorzystywać stany minimalne i maksymalne, jako nadrzędne w stosunku do prognozy, możemy uwzględniać godziny wysyłania zamówień do dostawcy, tak by system generował je w ostatniej chwili (bazując przez to na najbardziej aktualnych danych). Wszystko sprowadza się do potrzeb firmy oraz posiadanej infrastruktury (w końcu każde kolejne obliczenie to obciążenie serwera), dlatego nie ma sensu na siłę tworzyć zaawansowanych rozwiązań. Można np. każdego dnia, dla każdego towaru oceniać trafność kilku modeli, w kilku wariantach (a więc kilkanaście obliczeń na każdym produkcie dziennie), by wybrać ten najlepszy i na jego podstawie wykonać prognozę. Może się jednak okazać, iż w naszej strukturze asortymentowej istnieje silna relacja między klasyfikacją ABX/XYZ, a trafnością konkretnego modelu. Wtedy wystarczy raz na jakiś czas odświeżyć przypisanie towaru do grupy (AX, BX…), które z kolei określa najbardziej trafny model do obliczeń. Nagle z kilkunastu działań dziennie zostaje tylko jedno.

Automatyzacja zamówień nie jest zarezerwowana wyłącznie dla wielkich firm o rozbudowanych systemach informatycznych i idących z nimi w parze budżetach. Wbrew pozorom może to być znacznie tańsza i prostsza inwestycja, której efekty dadzą się poznać zaraz po wdrożeniu. Oczywiście wymaga pewnej wiedzy, przede wszystkim z zakresu prognozowania, ale jest ona raczej powszechna – trzeba jedynie chcieć ją wykorzystać. To co w rzeczywistości stoi na przeszkodzie wdrożeniu, to przede wszystkim brak umiejętności dostrzeżenia potencjału w Dziale Zakupów. Kupiec w tych trudnych czasach powinien najwięcej czasu poświęcać na budowanie relacji z dostawcami i uzyskiwanie od nich dodatkowych profitów, a nie bezcelowo wklepywać zamówienia do systemu (który mógłby te zamówienia wystawić sam). Dodatkową przeszkodą jest fakt, że mało firm analizuje sobie poziom obsługi, a przez to nie ma świadomości utraconych zysków na skutek braku produktu (do którego automat nie dopuści).

Rafał Szcześniewski

Manager Logistyki z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu łańcuchem dostaw, gospodarką magazynową, logistyką i dystrybucją. Założyciel dla-logistyka.pl