Tylko WMS czy może jednak… – TSL Biznes 3/2012

Istnieje gdzieś uzasadnione przeświadczenie, że nowoczesne organizacje wykorzystują nowoczesne narzędzia do podnoszenia efektywności wyników swojej pracy. Niestety towarzyszy temu pewien skrót myślowy, jakoby wdrożenie tego narzędzia, tutaj systemu IT, miało być rozwiązaniem wszelkich problemów i początkiem długiej drogi sukcesów. Nie jest to pozbawione sensu, jednak warto sobie zadać pytanie, czy ta poprawa przyjdzie tylko dlatego, że po prostu wdrożymy system, czy może jednak źródłem tych wyników będzie ogrom prac jaki wykonamy na etapie przedwdrożeniowym? W niniejszym artykule spróbujemy sobie odpowiedzieć na pytanie, czy wdrożenie systemu WMS w magazynie jest jedynym słusznym rozwiązaniem i czy czasem po prostu nie jest na to jeszcze za wcześnie.

Systemy odpowiedzialne za zarządzanie magazynem są  niewątpliwie najlepszym rozwiązaniem do organizacji pracy procesów magazynowych, ich śledzenia, czy analizowania. Pozwalają lepiej wykorzystać przestrzeń i zasoby, eliminują błędy, pilnują kolejności wykonywanych prac rejestrując przy tym wszelkie zmiany. Wiele rzeczy dzieje się on-line bez konieczności podejmowania decyzji przez człowieka, co skraca czas ich realizacji. Niewątpliwie ich używanie przynosi pozytywne skutki, ale efekty jakie prezentują nam ich producenci często są mocno przesadzone.

Warto sobie uświadomić, że w dużym uproszczeniu droga od „nie mieć systemu” do „mieć system” składa się z dwóch etapów, tj. reorganizacji pracy oraz samego wdrożenia systemu. Niestety, mimo licznych zapewnień oferowane systemy WMS nie odzwierciedlą naszych procesów. One są bardziej, bądź mniej skomplikowanym szablonem, do którego finalnie musimy się dostosować. Oczywiście możemy oczekiwać indywidualnych rozwiązań, ale są one niesamowicie kosztowne, a do tego im bardziej zindywidualizujemy projekt, tym trudniej będzie wykonać w przyszłości chociażby aktualizację, o większych zmianach, czy kosztach serwisu nie wspominając. Dlatego też w większości wygrywa koncepcja dostosowania się do systemu. I to właśnie jest ten pierwszy etap – reorganizacja pracy. Tutaj dowiadujemy się czego oczekuje od nas system, jakich informacji, jakich scenariuszy postępowania, w jaki sposób mają się z nim komunikować pozostałe systemy. Na tej podstawie reorganizujemy procesy, wprowadzany pewne normy, procedury oraz związane z nimi wszelkie formalności. Zaczynamy wymagać kodów EAN na produktach, pilnujemy jednostek miary, wprowadzamy lokalizacje, porządkujemy doki etc. Następnie na to wszystko nakładany jest system WMS, któremu przypisywane są wszelkie zasługi. Tylko czy faktycznie jego wdrożeniu zawdzięczamy sukces?

Za zdecydowaną większość pozytywnych skutków odpowiada pierwsza część, czyli reorganizacja procesów. Mamy efekty, bo udoskonaliliśmy sposób pracy, a nie wdrożyliśmy system. Ten etap całkowicie zależy od przedsiębiorstwa i nic nie trzeba wdrażać by tego dokonać i widzieć pozytywne skutki . A jednak z jakiegoś powodu dzieje się zupełnie inaczej. Impuls musi przyjść spoza firmy. Otóż bardzo często opinia zewnętrznego konsultanta (tutaj przedstawiciel producenta oprogramowania) ma większą wartość niż wewnętrzny głos organizacji. Tym bardziej to dziwi, biorąc pod uwagę, że zadaniem takiego „konsultanta” jest uzyskanie wdrożenia przy możliwie najmniejszej ingerencji w system, tj. przeniesienie kosztów i odpowiedzialności za dostosowania bezpośrednio na klienta.

Oczywiście nie możemy tutaj umniejsza roli samego systemu. Niewątpliwie jest on spójnym i kompatybilnym narzędziem usprawniającym  pracę magazynu. Nie nazwałbym go jednak rewolucyjnym, lecz co najwyżej doskonalącym ten obszar logistyki. Rewolucja w organizacji następuje wyłącznie dzięki niej samej. Dlatego też te przedsiębiorstwa, które w sposób świadomy zarządzają logistyką, a przy tym dysponują odpowiednią ilością czasu oraz zasobami IT, mogą śmiało podjąć się próby stworzenia własnych narzędzi, zamiast przyjmować gotowe szablony. Wiele bowiem rozwiązań, które mogą przynieść oczekiwane efekty, nie wymaga ingerencji z zewnątrz. Dodatkowo takie podejście pozwala wdrażać zmiany stopniowo, co zmniejsza ryzyko paraliżu w momencie uruchomienia i szybciej identyfikuje źródło problemu.

Warto jeszcze wspomnieć o jednej rzeczy, od której chyba powinniśmy zacząć, tj. od pytania czy firma w ogóle jest gotowa na wdrożenie systemu. Czy potrafi opisać proces (jaki jest teraz, bądź ma być docelowo) w sposób jednoznaczny ze wszelkimi szczególnymi przypadkami. Czy jest w stanie zaakceptować jedno rozwiązanie bez tworzenia wyjątków i innych furtek. Jeżeli nie, powinna od razu skupić się na doskonaleniu pracy swoimi zasobami, bo na zamknięcie procesów w systemie nie jest po prostu gotowa. Część przedsiębiorstw jednak mimo to kontynuuje wdrożenie, wyłączając z niego sporne obszary, czego jednym efektem co najwyżej może być sam prestiż posiadania systemu.

Podsumowując, systemy WMS chociaż mają swój niewątpliwy wkład w poprawę efektywności procesów magazynowych, nie gwarantują sukcesu. Gwarantem sukcesu są prawidłowo zorganizowane procesy. Bowiem to o czym trzema pamiętać WMS nie daje nowych, lepszych rozwiązań, a jedynie skuteczniej wykorzystuje, te już istniejące. Gdy dodatkowo w organizacji znajdzie się sprawna komórka IT może się okazać, że skuteczność autorskich rozwiązań, jest niewiele gorsza od oferowanych na rynku, a wtedy pod znakiem zapytania stanie zasadność takiej inwestycji.

Rafał Szcześniewski

Manager Logistyki z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu łańcuchem dostaw, gospodarką magazynową, logistyką i dystrybucją. Założyciel dla-logistyka.pl